ZUGFeRD und XRechnung

 

Was ist ZUGFeRD? Was ist der Unterschied zur XRechnung?

ZUGFeRD ( Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist das offizielle deutsche elektronische Rechnungsformat. Dabei wird eine maschinell lesbare XML Rechnung in ein für den Menschen lesbares PDF Dokument eingebunden. Die Version ZUGFeRD 2.1 ist mit dem französischen Standard Factur-X 1.0 technisch identisch, um auch auf europäischer Ebene eine Standardisierung zu gewährleisten.  So gewinnt der ZUGFeRD Standard aktuell immer mehr an Bedeutung. 

Die XRechnung ist dabei eine Vorgabe, um den elektronischen Rechnungsdatenaustausch mit deutschen Behörden zu regeln. Dabei werden nur rein strukturierte Daten übertragen, es wird kein menschenlesbares Dokument übermittelt (wie z.B. die ZUGFeRD-PDF). Ab Ende November 2020 müssen alle Lieferanten an den Bund eine Xrechnung einreichen.

 

Seit wann gibt es ZUGFeRD?

Zugferd wurde erstmals bei der CEBit 2013 vorgestellt. Den ersten offizielle Zugferd SDK gibt es seit Anfang 2014. Die aktuelle Version von ZUGFeRD 2.1.1. ist vom 01.07.2020, hierin ist die XRechnung bereits integriert.

Aufbau von ZUGFeRD

Eine Zugferd Rechnung besteht aus 2 Teilen. Einem PDF/A3 Dokument, welches zur Langzeitarchivierung geeignet ist. Der zweite Teil ist eine XML Rechnung, die auf dem Cross Industry Document des UN/CEFACT Format beruht. Zugferd verknüpft beide Dokumente, in dem es die XML-Rechnung als Anhang in das PDF einbettet.



ZUGFeRD-PDF ZUGFeRD-XML Auszug 


Vorteile

  • .PDF ist für den Menschen lesbar
  • XML ist von Software lesbar
  • keine Medienbrüche, leicht weiter zu verarbeiten
  • Keine Papierausdrucke
  • schnellerer Rechnungsdurchlauf
  • effizientes Arbeiten mit ZUGFeRD

 

Profile

ZUGFeRD gibt es in 3 verschieden Profilen/Versionen. Diese definieren, welche bzw. wieviele Daten durch die ZUGFeRD-XML übertragen werden. 

Basic Profil

Im ZUGFeRD Basic Profil sind nur die unbedingt notwendigen gesetzliche vorgeschrieben Elemente (Pflichtangaben) einer Rechnung enthalten. Das Basic Profil ist die Mindestanforderung und muss von jeder Software unterstützt werden.

Comfort Profil

Das Comfort Profil baut auf dem Basic Profil auf und erweitert diese Daten die für die automatische Rechnungsverarbeitung notwendig sind. Es ist z.B. um Zahlungsinformationen, Fristen, IBAN, BIC,... erweitert.

Extended Profil

Das Extended Profil baut auf dem Comfort Profil auf ist um weitere branchenspezifische Erweiterung ergänzt.

Export als ZUGFeRD Rechnung

In EasyFirma 2 ist jede Rechnung, die als PDF exportiert wird, automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung in der Version 1.0. 


ZUGFeRD-Export


Sie können das dadurch generierte PDF z.B. per E-Mail versenden, die XML Struktur ist bereits integriert. 


ZUGFeRD für C# .NET

Wir bieten eine C# .NET Klasse für ZUGFeRD an, mit der Sie fehlerfreie ZUGFeRD XML Rechnungen des Extended Profils generieren können. Damit können Sie das XML für jede Art von ZUGFeRD Rechnungen erstellen. Es gibt keinerlei Einschränkungen. Alle Attribute und Eigenschaften des offiziellen Zugferd Schemas werden angeboten.

Leitweg-ID

Wenn Sie eine ZUGFeRD oder XRechnung an die deutsche Bundesverwaltung einreichen, muss die Leitweg-ID zwingend angegeben werden. Die Leitweg-ID bestimmt, an welchen (eindeutigen) Rechnungsempfänger die eRechung übermittelt werden soll. Sie ist eine Nummer, die sich aus 3 Teilen zusammensetzt: aus der Grobadressierung, der Feinadressierung und der Prüfziffer. Im folgenden sehen Sie ein Beispiel: 

Leitweg-ID

Die Grobadressierung und die Prüfziffer sind verpflichtend anzugeben, die Feinadressierung kann vom Bund und den Ländern dabei nach eigenem Ermessen gestaltet werden. Für die Verwaltungseinheiten des Bundes wird z.B. 99 (bei der Grobadressierung) verwendet. Wenn Sie eine falsche Leitweg-ID angeben, kommt es ggf. zu einer Zurückweisung der eRechnung bzw. wird sich dadurch die Rechnungsbearbeitung verzögern. Vergewissern Sie sich also, dass Sie die richtige Leitweg-ID verwenden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Eine Übersicht, welche Stelle mit welchen Leitweg-IDs arbeitet, finden Sie hier.


Tipp: Validiieren Sie unbedingt Ihre XRechnung bzw. ZUGFeRD Rechnung vor der Übermittlung an den Bund. Laden Sie Ihre mit EasyFirma 2 erzeugte XRechnung bzw. ZUGFeRD Rechnung online hoch, um sicherzustellen, dass Ihre eRechnung alle formalen Anforderungskriterien erfüllt. Hier sind 3 Beispiele für Validatoren, mit denen Sie Ihre eRechnung überprüfen können:

  1. ecosio.com
  2. invoice.fans
  3. ZUGFeRD validation portal

Interesse?

Fall Sie Interesse haben und nähere Infos zur Software und Lizenzbedingungen benötigen, dann nehmen Sie hier  mit uns Kontakt auf.


Wichtige Links zum Weiterlesen


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