- Wie und wo stellt man Zahlungsziele ein?
In EasyFirma 2 können Sie die Zahlungsziele in den Einstellungen unter 3. "Texte - Extratext" definieren.
Dazu nennen Sie den Text z.B. "10 Tage" für 10 Tage Ziel, oder "14 Tage" für 2 Wochen,... usw.
Einfach "xx Tage" die Textvorlage nennen. Format: 2 Zahlen und "Tage"
Sobald Sie dann den gewünschten Text wählen, wird das Fälligkeitsdatum entsprechend gesetzt.
Danach können Sie beim Kunden ein Zahlungsziel fix einstellen. Bei einer neuen Rechnung wird dann dieses automatisch verwendet.
- Wie kann ich EasyFirma 2 für den Netzwerk Betrieb einrichten?
Dazu sind folgende Schritte notwendig.
1) Erstellen Sie ein Netzwerklaufwerk z.B. S:, X:, Z:
Netzwerklaufwerk erstellen HowTo
2) Überprüfen Sie, ob Ihr Netzwerklaufwerk von allen EasyFirma PCs erreichbar ist. Öffnen Sie von Ihren PCs mit dem Explorer Ihr Netzwerk (z.B. S:, X:, Z:, ...) und schauen Sie, ob Sie dort lesen und schreiben können.
Wichtig: das Netzwerk muss als Laufwerk (z.B. S:, X:, Z:, ...) verbunden sein und nicht als Netzwerkfreigabe (z.B. \\Server\Laufwerk)
3) Drücken Sie auf Netzwerk einrichten.
EasyFirma kopiert dann die Datenbank und Vorlagen auf das Netzwerklaufwerk.
4) Verbinden Sie EasyFirma zur Datenbank im Netzwerk.
Wählen Sie unter "Einstellungen -> 4. Vorlagen, Sicherungen" die entsprechenden Pfade für die Datenbank und Vorlagen aus.
Siehe Bild:
- Wo kann ich mehr über die Einstellungen erfahren?
Zu den Einstellungen haben wir ein Video erstellt.
Dort erklären wir Ihnen ausführlich die Bedeutung und Konfiguration der Einstellungen von WoAx EasyFirma 2.
- Wie kann ich eine Rechnung in einen Lieferschein kopieren? Wie kann ich ein Angebot in eine Rechnung kopieren?
In EasyFirma 2 können Sie Dokumente in beliebige Dokumente kopieren. z.B. ein Angebot in eine Auftragsbestätigung, weiter zu einem Lieferschein und dann zu einer Rechnungen, ohne, dass Sie die Daten mehrmals eingeben müssen.
Die entsprechende Funktion finden Sie in der Übersicht mit dem Button "Kopieren".
- Wie arbeitet man am besten mit verschiedenen Mandanten?
Nähere Infos finden Sie im Video oder in unserem Artikel zur Mandantenverwaltung:
- Wie kann ich zwischen Brutto und Netto Preisen umstellen?
In EasyFirma 2 können Sie sowohl mit Brutto als auch mit Netto Preisen arbeiten.
Die entsprechende Option finden Sie in den Einstellungen bei:
- Ich brauche bei der Menge drei Stellen hinter dem Komma (z.B. 3,265 kg). Wie geht das?
Dazu stellen Sie bei Einstellungen -> 11. Optionen, Lager - die Genauigkeit der Lagermenge auf 3 Nachkommastellen. Siehe Bild:
Dann editieren Sie in der Vorlage das Mengen Feld von n2 auf n3 - siehe Bild:
- Hat das Programm eine Funktion, um die Lieferschein-Nummer auf der Rechnung mit auszudrucken?
Natürlich hat das Programm so eine Funktion.
Bei Kopieren aktivieren Sie die Funktion "Referenz einfügen".
Danach erscheint die Referenz im neu erstellten Dokument sowie auch am Vordruck. Die Position der Referenz in der Vorlage können Sie natürlich mit dem Vorlagendesigner verschieben.
- Wie arbeitet man effizient mit den Grid/Tabellen?
Mit EasyFirma 2 können Sie besonders effizient mit den Tabellen arbeiten. Gruppieren, Sortieren, Filtern etc. - all dies ist kein Problem und geht besonders elegant.
Dazu haben wir ein Video für Sie vorbereitet:
- In der Landwirtschaft werden 10,7% MwSt. verwendet. Wie stelle ich das ein?
Zuerst stellen Sie in den Einstellungen den gewünschten Satz ein.
Danach wählen Sie die Vorlage-Gruppiert-lw für die Landwirtschaft aus. Dort ist das Format der USt. bzw. MwSt. in der Vorlage richtig eingestellt.
Alternativ können Sie das Format des Feldes [MwStProzent] auf Prozent 0.00% 2-stelltig einstellen.
- Was ist der Unterschied zwischen Verträgen und Wiederholungen?
Eine Wiederholung bezeichnet man auch als Dauerrechnung. Dabei wird eine Rechnung 1:1 wiederholt und gleich erstellt. z.B. monatliche Miete/Gebühr die sich nicht ändert.
Bei den Verträgen können verschiedene Positionen einem Kunden verrechnet werden und dann gemeinsam mit nur einer Rechnung fakturiert werden. Beispiel: Ein Kunde zahlt 1x pro Monat eine "Domaingebühr", 1x im Quartal eine "E-Mail Gebühr" und 1x im Jahr eine "Wartungspauschale". Bei Jahresende können Sie nun alle 3 Positionen (Monat, Quartal u. Jahr) auf eine einzelne Rechnung zusammenfassen.
Alles über Verträge und Dauerrechnungen in EasyFirma 2.
Mehr Informationen zu den Vorteilen von Dauerrechnungen und Verträgen finden Sie hier.
- Wie kann man Zahlscheine drucken?
Den Zahlscheindruck finden Sie auf dem Tab Vorschau. Dann geben Sie noch Verwendungszweck sowie den Betrag an.
- Welche Datenbank verwendet EasyFirma 2?
Welche Datenbanken EasyFirma unterstützt und verwendet werden können, erfahren Sie im Beitrag: Wahl der richtigen Datenbank.
- Wie kann ich EasyFirma 2 um freie Felder erweitern?
EasyFirma 2 können Sie leicht um zusätzliche freie Felder erweitern.
Finden Sie hier eine genaue Anleitung dazu.
- Wie kann ich eine Rappenrundung für die Schweiz aktivieren?
In der Schweiz ist der einzelne Rappen kein Zahlungsmittel mehr und der Rechnungsbetrag muss auf 5 Rappen genau gerundet werden.
Dazu aktivieren Sie in den Einstellungen die Rappenrundung:
- Wie kann man die Daten der Mahnungsvorlage (z.B. IBAN od. BIC) ändern?
Diese Daten des Mahnwesens können Sie über die Basiseinstellungen ändern. Diese Einstellungen sind zugleich die Grundlage für die elektronische Rechnung.
- Wo bzw. wie kann ich das Lager aktivieren und verwenden?
Das Lager können Sie unter den Einstellungen unter Punkt 6. konfigurieren.
Sie können einstellen, welche Dokumente den Lagerstand ändern könne wie z.B. Rechnungen oder Lieferscheine. D.h. falls Sie eine Rechnung oder einen Lieferschein erstellen und der Artikel ebenfalls "Lager verwenden" aktiviert hat wird der Lagerstand automatisch angepasst.
- Warum wird bei einigen Kunden der Ort und das Land in Großbuchstaben angezeigt, bei anderen Kunden nicht?
Das liegt an der Post-Sortiermaschinen-optimierten Schreibweise der Adresse gemäß DIN.
Damit wird bei Inlands-Adressen das Land weggelassen, dafür der ORT in GROSSBUCHSTABEN geschrieben. Bei Auslandsadressen wird das LAND groß geschrieben, dafür der Ort klein.
Siehe auch: https://www.deutschepost.de/de/b/briefe-ins-ausland/brief-beschriften.html
Diese Option kann in den Einstellungen unter Punkt 3 bei Postland konfiguriert werden. Falls kein Heimat Postland angegeben ist, wird diese Option nicht verwendet.
- Wie kann man die Demo Daten löschen, die Datenbank leeren bzw. bei Null anfangen?
Einen "Datenbank Reset" können Sie in den Einstellungen -> 8. Lizenz und Upgrade, machen.
Es werden alle Dokumente (Rechnungen, Angebote,...) sowie alle Kunden und Produkte gelöscht. Nur die Einstellungen wie USt, Logo,... bleiben erhalten
Diese Funktion ist nur in der Demo verfügbar.
- Wie kann man Kunden- und Artikel leicht bearbeiten? Import - Export via Excel?
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- Wie kann ich die Anzahl der Kommastellen bei den Beträgen erhöhen?
Die Anzahl der Dezimalstellen des Preis und der Menge können Sie in den Einstellungen bei 11. Optionen, festlegen.
Danach sollten Sie das Format auch in der Vorlage anpassen. n4 -> 4 Nachkommastellen.
- Wie kann ich eine Teilzahlung erstellen oder eine Akonto/Anzahlung verbuchen?
Sie können auf 2 Arten eine Teilzahlung, Akonto oder Anzahlung auf die Rechnung verbuchen.
1) Sie verbuchen die Anzahlung bei den Zahlungen. Diese finden Sie bei 3. Nummer unter dem Button Zahlungen. Es öffnet sich ein Fenster wo Sie mehrere Zahlungen bequem verbuchen können.
2) Sie schreiben eine normale Position und verbuchen diese mit negativen Vorzeichen.
- Wie kann ich eine Schlussrechnung erstellen?
Um eine Schlussrechnung zu schreiben, wählen Sie aus der Übersicht die entsprechenden Teilrechnungen aus. Dann klicken Sie auf den Button "Schluss-Rechnung" in der Übersicht oben.
Danach öffnet sich ein Fenster, wo Sie die Schlussrechnung mit Beschreibung und Betrag erstellen können. Sie können entweder die kompletten Teilrechnungen vom Schlussbetrag abziehen oder nur bestimmte Positionen.
Die Schlussrechnung ist nun fertig und kann ganz normal weiter bearbeitet werden.
- Wie kann ich den Alternativtext bei den Angeboten umbenennen?
Den Alternativ Text finden Sie bei den Einstellungen 3. Nummer.
Dort können Sie das Prefix bei den alternativen Positionen bei den Angeboten ändern. Siehe Bild
- Wie verwende ich die Aufmaß Berechnung?
Zuerst sollten Sie die Aufmaßberechnung aktivieren. Gehen Sie dazu in Einstellungen 6. Freie Felder und aktivieren die Option Aufmaß.
Danach können Sie im Feld Einheit "Rolle, Eimer, qm" etc. eingeben und die Menge wir für Sie automatisch richtig berechnet.
Weitere Infos finden Sie in unsere Blog unter: Aufmaßberechnung richtig verwenden
- Wie kann man einen Kontenplan/Kontenrahmen für die Ausgaben laden? (z.B. SKR03 oder SKR04)
Einen Kontenplan/Kontenrahmen wie SKR03 oder SKR04 für Deutschland können Sie bei Einstellung 8. Ausgaben laden.
Danach können Sie ein Kontenplan Zip-File einlesen. Dieses finden Sie unter C:\Program Files (x86)\EasyFirma 2\Import-Beispiel.
- Wie kann ich eine Sammelrechnung erstellen?
Eine Sammelrechnung erstellen Sie indem Sie die gewünschten Rechnungen auswählen und dann "kopieren" und "in Rechnung" drücken (siehe Bild).
Auf dem selben Weg können Sie auch mehrere Lieferscheine zu einer Rechnung zusammenfassen.
- How can I write an invoice in English with EasyFirma 2?
You can of course also write an English invoice with EasyFirma 2. Please navigate to "settings" and chose the template "Vorlage-Invoice-EN". You can later edit this template according to your needs.
Then go to "settings" and change currency, invoice topic, culture etc.
- Ich habe einen neuen PC. Was soll ich tun?
Wenn Sie einen neuen PC bekommen gehen Sie am besten so vor:
1. Erstellen Sie eine Sicherung. Diese speichern Sie z.B. auf einen USB Stick.
2. Auf dem neuen PC EasyFirma 2 downloaden - installieren Sie sich die aktuellste Version. Mehr unter Download.
Danach spielen Sie die Sicherung wieder ein:
3. Danach geben Sie Ihren alten Key wieder ein. Falls dieser nicht funktioniert, bestellen Sie im Webshop einen neuen Key
- Wie kann ich alle Produkte auf einmal löschen? (z.B. nach fehlerhaftem DATANORM Import)
Um alle Produkte rasch auf einmal zu löschen gehen Sie auf Produkte. Dann wählen Sie alle Produkte aus und klicken auf "alle Produkte löschen"
Es werden nur die Produkte gelöscht, aber keine Rechungen usw. verändert. Nur die Zuordnung zwischen Produkt und Rechnung geht verloren.
- Wie kann ich eine Kundennummer hinzfügen?
Die Kunden Nummer fügen Sie im Vorlagendesigner mit dem Feld [Kunde.Nummer] hinzu. Einfach das Feld rechts aus den Daten wählen und mit der Maus auf die enstprechende Stelle in der Vorlag ziehen.
In den Einstellungen rechts oben können Sie dann noch Formatierungen vornehmen.
- Wie kann ich Anreden erweitern?
Dazu gehen Sie in die Einstellungen Punkt 10. Konfiguration und deaktivieren Sie die "bestehende Werte verwenden". Danach schreiben Sie die gewünschten Anreden in das Feld.
Danach stehen Ihnen die Anreden zur Verfügung.
- Wie kann ich mich zum SQL Server verbinden?
Um sich zum SQL Server zu verbinden gehen Sie zu Einstellungen -> 7. Pfad und Datenbank -> EF2 SQL Server Einstellungen.
Dort tragen Sie die Zugangsdaten ein oder Sie können diese mit dem kleinen grünen Pfeil die Zugangsdatendatei importieren.
Danach auf SQL Server verwenden klicken.
Danach können Sie eine Sicherung einspielen und erstellen. Auch Sicherungen von EasyFirma 1 können problemlos importiert werden.
Achten Sie aber bitte darauf nicht Ihre bestehenden Daten ungewollt zu überschreiben.
- Wie kann ich von EasyFirma 1 auf EasyFirma 2 umsteigen?
1. Erstellen Sie eine Sicherung Ihrer Daten in EasyFirma 1
2. Danach installieren Sie EasyFirma 2 auf Ihrem PC. Sie können beide Programme paralell betreiben.
3. Danach spielen Sie Ihre Daten in EasyFirma 2. Die Daten werden 1:1 übernommen und Sie können gleich weiter arbeiten.
- Gibt es ein Tutorial oder Einführungsvideo?
Natürlich, Erste Schritte mit EasyFirma 2:
- Wie kann ich einen Kassenbon erstellen und drucken?
In diesem Video erklären wir die wichtigsten Funktionen zum Thema elektronische Registrierkasse und wie Sie Kassenbons erstellen bzw. drucken können:
Sie erfahren auch, wie Sie Einlagen und Entnahmen verbuchen können oder wie Sie Tagesabschlüsse erstellen.
- Wie kann ich persönliche Anreden gestalten?
Eine detaillierte Anleitung dazu finden Sie in unserem Blogartikel Tipp: Persönliche Anreden gestalten.