20Mai

Mit ZUGFeRD in die Zukunft

Mit ZUGFeRD (www.ferd-net.de) wurde ein neue Definition/Standard für den digitalen Rechnungsverkehr in Deutschland entwickelt. Dies erleichtert vor allem kleineren Firmen die Verarbeitung von Rechnungsdaten, denn die Daten müssen von nun an nicht mehr manuell eingegeben werden, sondern können digital eingelesen werden. 

Umgeben von modernster Technologie greifen die meisten etablierten Unternehmen bei der Rechnungsstellung immer noch auf das gute alte Papier zurück. Ganze Abteilungen sind beim Empfänger damit beschäftigt, Daten manuell aus den Rechnungen in entsprechende Softwareprogramme einzugeben. Für den Praktikanten bleibt am Ende meist die undankbare Aufgabe, das Papier einzuscannen und somit elektronisch zu archivieren. Und in diesem Fall reden wir von großen Unternehmen mit entsprechenden Ressourcen für Personal. Kleinere Firmen und Selbstständige haben diese Ressourcen meist nicht zur Verfügung.

Was ist ZUGFeRD und wie funktioniert es?

Abhilfe schafft nun "ZUGFeRD". Das e-Rechnung Format soll als Zugpferd in ein neues Zeitalter der Rechnungsstellung führen. ZUGFeRD steht für Zentrale User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist ein Format, mit dem Daten in einer .PDF Rechnung gespeichert werden. Dabei wird in das .PDF Dokument .XML eingebettet, welches dann von entsprechender Software ausgelesen werden kann. Das ganze wird als PDF/A-3 Format gespeichert.

ZUGFeRD Rechnung mit XML

In die ZUGFeRD Rechnung wird XML eingebettet

Für den Benutzer ändert sich dadurch nichts, außer die Einsparung von jeder Menge Zeit und Papier. Entwickelt wurde das Format, das möglichst bald Standard für digitale Rechnungen werden soll, von verschiedenen Verbänden des Einzelhandels, des Bankensektors, der Software-Branche, der Automobilindustrie sowie dem Wirtschaftsministerium.

Vorteile über Vorteile

Durch ZUGFeRD können auch kleinere Unternehmen und Start-ups in die Ära des elektronischen Rechnungsverkehrs eintreten. Es wurde ein Format geschaffen, welches die bisherigen Programme/Formate (z.B. EDIFACT) großer Softwarefirmen überflüssig macht und zu nicht unerheblichen Kosteneinsparungen führt.

Dank ZUGFeRD kommt es zu weniger Fehlern. Unter anderem werden Bankverbindungen automatisch eingelesen und in das E-Banking übernommen. Das Abtippen ellenlanger IBAN-Nummern gehört der Vergangenheit an. Kunden- und Lieferantendaten können eingelesen werden, Bestellungen können als Auftragsbestätigung erfasst werden und vieles mehr.

Die Anzahl der Nutzer steigt kontinuierlich, sodass mit diesem Format bereits Rechnungen zwischen zahlreichen Unternehmen, Verbrauchern und staatlichen Institutionen ausgetauscht werden können. Bei der Entwicklung wurden die internationalen Standards berücksichtigt, damit die digitale Rechnungsstellung auch mit Geschäftspartnern aus aller Welt funktioniert.

Gründer sind in der ersten Zeit vor allem „Mädchen für alles“ in der eigenen Firma. ZUGFeRD nimmt ihnen nun eine lästige Aufgabe ab und der gesamte Rechnungsprozess kann wesentlich effizienter gestaltet werden.

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