02Jan

Elektronische Rechnung - Gute Alternative fuer kleine Unternehmen

Seit Beginn dieses Jahres sind in der gesamten EU elektronische Rechnungen den klassischen Papierrechnungen gleichgestellt. Die so genannten E-Rechnungen werden in einem digitalen Format erstellt (beispielsweise PDF) und übermittelt (etwa als E-Mail oder per Download). Dadurch lassen sich sowohl Druckkosten als auch Postgebühren sparen.

Wenn Ihr Kunde einer elektronischen Rechnung allerdings nicht zustimmt, müssen Sie ihm das Dokument weiterhin in Papierform aushändigen. Denn es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass die Rechnungsempfänger mit der elektronischen Form der Rechnung einverstanden sein müssen. Doch genügt bereits die stillschweigende Akzeptanz, damit die E-Rechnung gültig ist. Wenn Sie ganz sicher gehen möchten, dass Ihre Kunden der E-Rechnung zustimmen, können Sie dies aber auch in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen aufführen.

Für eine elektronische Rechnung, die Sie beispielsweise ganz bequem mit unserer Bürosoftware EasyFirma erstellen können, müssen einige Punkte beachtet werden:

Wie für Rechnungen in Papierform, so gelten auch für E-Rechnungen gesetzliche Aufbewahrungsfristen. In Deutschland sind dies zehn Jahre, in Österreich ist eine Frist von sieben Jahren vorgeschrieben. Daher muss sichergestellt sein, dass das elektronische Format auch in den kommenden Jahren verarbeitet werden kann. Mit den gängigen Dateiformaten PDF, JPG, GIF und BMP sind Sie auf jeden Fall auf der sicheren Seite.

Die Rechnung muss noch dazu für das menschliche Auge lesbar sein. Bei elektronischen Rechnungen ist hierfür zum Beispiel ein PDF-Viewer erforderlich.

Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts müssen durch ein innerbetriebliches Kontrollsystem garantiert sein. Die neue Richtlinie macht hierzu keine genaueren Angaben, da dies mit der Kontrolle klassischer Rechnungen übereinstimmt: So muss der Rechnungsempfänger überprüfen, ob alle Angaben stimmen.

Digitale Signaturen, die E-Rechnungen für kleine und mittelständische Unternehmen recht aufwändig machten, sind laut der neuen EU-Richtlinie nicht mehr nötig.

Selbstverständlich müssen auch E-Rechnungen alle Pflichtangaben enthalten, um vom Finanzamt anerkannt zu werden.

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