03Dez

Tipps zum elektronischen Rechnungsversand

 

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Der elektronische Rechnungsversand mittels e-Rechnung bietet Ihnen viele Vorteile, nicht nur weil Sie Kosten wie z.B. beim Porto einsparen können und auch früher Ihr Geld bekommen.

  • Durch die Automatisierung der Rechnungserstellung mit EasyFirma 2 sparen Sie Zeit und können Ihre Rechnungen mit nur einem Klick per E-Mail versenden.
  • Zusätzlich müssen Sie Ihre Rechnungen nicht mehr ausdrucken, sondern können sie auch digital aufbewahren und archivieren. Das spart Platz in Ihren Räumlichkeiten. 
  • Hier müssen Sie allerdings beachten, dass Sie elektronische Rechnungen 10 Jahre aufbewahren müssen. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Rechnungsdaten mindestens einmal pro Monat auf einem externen Datenspeicher (USB, Festplatte etc.) zu sichern.
  • Achten Sie auch auf eine sinnvolle und nachvollziehbare Ablage, dies erleichtert Ihnen später die Wiederauffindbarkeit Ihrer e-Rechnungen.

 

EasyFirma 2 nutzt für die elektronische Rechnung das weit verbreitete und für den elektronischen Dokumentenaustausch entwickelte PDF Format. Weiters haben Sie die Möglichkeit, Ihre Rechnungen im ZUGFeRD bzw. XRechnungsformat sowie im österreichischen ebInterface-Format zu exportieren. Auch ein Export im DATEV-Format ist möglich. Dies vereinfacht und beschleunigt beispielsweise auch Ihre Betriebsprüfung wenn Ihre e-Rechnungen im XML-Format bzw. als strukturierte Daten vorliegen.

Voraussetzung für den elektronischen Rechnungsversand 

Um eine e-Rechnung an Ihren Kunden via E-Mail zu versenden, müssen beide Parteien einem elektronischen Rechnungsversand zustimmen. Wenn Sie eine elektronische Rechnung an Ihren Kunden schicken und er diese annimmt und bezahlt, gilt dies als Zustimmung.

Auch müssen die Echtheit der Rechnungsherkunft der Rechnung, die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sein.

Mehr Informationen zur e-Rechnungen finden Sie hier.

Noch ein Tipp: Verwenden Ihre Geschäftspartner ebenfalls elektronische Rechnungen, macht es Sinn sich mit Ihnen auf ein gemeinsames Dateiformat zu einigen, wie z.B. ZUGFeRD. Zusätzlich zur PDF-Rechnung wird eine XML-Datei mitgesendet, die der Rechnungsempfänger maschinell auslesen kann (und so in seine Buchhaltungs-Software übernehmen kann). EasyFirma 2 unterstützt wie bereits erwähnt die gängigsten Formate (ZUGFeRD, XRechnung, ebInterface).

 

 

 

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