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Auftragsbestaetigungen im Geschaeftsverkehr: Darauf sollten Sie achten!

Wie ärgerlich: Telefonisch haben Sie mit einer Kundin einen großen Auftrag vereinbart und danach direkt mit der Arbeit begonnen. Doch bei einem weiteren Telefonat stellt sich heraus, dass die Kundin Ihnen den Auftrag zu den vereinbarten Bedingungen nun doch gar nicht überlassen möchte. Sie versucht, einen neuen, viel niedrigeren Preis auszuhandeln. Da Sie sich hierauf nicht einlassen, tritt die Kundin kurzerhand von dem Auftrag zurück.


Um sich Kosten, Zeit und Ärger zu ersparen, sollten Sie daher immer eine Auftragsbestätigung von Ihren Kunden einfordern, noch bevor Sie sich an die Arbeit machen.

Denn Auftragsbestätigungen, oft mit AB abgekürzt, sind sinnvoll, damit es zwischen Ihnen und Ihren Kunden nicht zu Missverständnissen kommt. Der Auftraggeber bestätigt mit seiner Unterschrift, dass er mit den ausgehandelten Konditionen einverstanden ist und den Vertrag bindend eingeht. Gleichzeitig stimmt er den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) Ihres Unternehmens zu. Natürlich ist eine Auftragsbestätigung auch für die Kunden nützlich. Schließlich können sie so noch einmal alle Leistungen und Kosten überblicken.

Denken Sie deshalb daran, alle Leistungen ganz klar zu beschreiben. Am besten nennen Sie nicht nur die handelsübliche Bezeichnung, die Menge und die Qualität Ihrer Leistung, sondern ebenso die Lieferfrist. Selbstverständlich darf auch der ausgehandelte Preis nicht fehlen, wobei Sie dabei Angaben über die Mehrwertsteuer niemals vergessen sollten. Allgemein lässt sich sagen: Je ausführlicher und detaillierter die Auftragsbestätigung ist, desto besser ist es für alle Seiten.

Lassen Sie Ihrem Kunden die Auftragsbestätigung zukommen. Sobald dieser sie ausgedruckt und unterschrieben hat, kann er sie per Brief, als Fax oder per Scan an Sie zurücksenden. Erst dann sollten Sie den Auftrag bearbeiten.

Es gibt viele gute Gründe, um mit einer Auftragsbestätigung zu arbeiten. So sind beispielsweise Betreiber von Onlineshops mit einer AB immer auf der sicheren Seite. Aber auch dann, wenn Sie für Ihre Kunden ein unverbindliches Angebot erstellt haben, sollten Sie immer noch eine Auftragsbestätigung anfordern. Gleiches gilt, wenn Preis oder Qualität wesentlich von den vorher vereinbarten Leistungen abweichen. Lassen Sie sich unbedingt bestätigen, dass der Auftraggeber mit diesen Änderungen einverstanden ist!

Die EasyFirma Software hilft Ihnen ausgezeichnet dabei, eine gut strukturierte und rechtlich einwandfreie Auftragsbestätigung zu erstellen. Kleine Unternehmen und Selbständige finden hier professionelle Muster und Vorlagen. Die bei der Auftragsbestätigung erfassten Daten lassen sich bequem per Knopfdruck in Rechnungen und Lieferscheine übertragen. Der Lagerbestand und die Kalkulation werden auf Wunsch mit dem modernen Softwareprogramm ebenfalls direkt nach Erhalt der Auftragsbestätigung angepasst.
 

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