Richtig Rechnungen schreiben

Richtige Rechnungen schreiben gehört zu den Aufgaben eines jeden Unternehmens, schließlich wollen Sie ja an Ihr Geld kommen und keine Probleme mit dem Finanzamt dabei haben.

Dabei sollten Sie gewisse Punkte beachten:

Was gehört auf eine Rechnung?

gesetzliche Pflichtangaben
klare Beschreibung der Lieferung oder Leistung
Kontaktdaten – gut sichtbar
Zahlungsziel & Zahlungsbedingungen
Betrag und Umsatzsteuer

Professionelle Rechnungsvorlagen verwenden

Oft ist eine Rechnung das erste Schriftstück, dass eine Kunde von Ihrem Unternehmen bekommt. Auch hier zählt der erste Eindruck. Deshalb verwenden Sie am besten eine moderne, optisch ansprechende und klar gegliederte Rechnungsvorlage. In unserer einfachen Rechnungssoftware können Sie zwischen mehreren Vorlagen wählen.

Pflichtangaben auf einer Rechnung

Gesetzliche Erfordernisse an eine Rechnung

Folgende Pflichtangaben sind für eine rechtskonforme Rechnung notwendig (gilt für Deutschland, Österreich und die Schweiz):

Name und Anschrift des Rechnungsstellers
Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) müssen zusätzlich die Rechtsform, den Sitz, die Firmenbuchnummer und das Firmenbuchgericht angeben
Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Genaue Menge und Bezeichnung der Waren bzw. Art und Umfang der Dienstleistungen
Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung ( Leistungsdatum)
Entgelt für die Lieferung/sonstige Leistung und der anzuwendende Umsatzsteuersatz bzw. bei Steuerbefreiung ein Hinweis (z.B. für Kleinunternehmer)
Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag
Ausstellungsdatum
Eindeutige fortlaufende Nummer
Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) des Rechnungsstellers
UID-Nummer des Leistungsempfängers, falls bekannt. (bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über € 10.000,– inkl. USt verpflichtend, ebenso bei Reverse Charge)
Bei Anwendung der Differenzbesteuerung hat ein Hinweis auf diese zu erfolgen

Hier finden Sie weitere Infos dazu

Wann müssen Sie als Unternehmer eine Rechnung ausstellen?

Als Unternehmer sind Sie verpflichtet eine Rechnung zu schreiben:

auf Verlagen des Kunden, egal ob Privat oder Unternehmer
bei sonstigen gesetzlichen Aufzeichnungspflichten (z.B. Gastronomie)
bei Umsätze an andere Unternehmen
bei steuerpflichtige Umsätzen im Zusammenhang mit einem Grundstück auch bei Privatpersonen

Wie viel Zeit hat man um eine Rechnung zu schreiben?

Sie haben der Verpflichtung zur Rechnungsausstellung spätestens innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes nachzukommen.

Konsequenzen einer nicht ordnungsgemäßen Rechnungslegung

Nur eine Rechnung die den obigen Bestimmungen entspricht, berechtigt den Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug. Falls Sie keine ordnungsgemäße Rechnungen legen, können Sie zivilrechtlich auf Schadensersatz verklagt werden.

Falls der Rechnungsaussteller nicht oder nicht richtig in der Rechnung bezeichnet wird und auch im Nachhinein nicht namhaft gemacht werden kann, kann die Abzugsfähigkeit der Zahlung als Betriebsausgabe verweigert werden. Dies soll Scheinrechnungen unterbinden.

Zahlungsziel und Zahlungsbedingungen

Schreiben Sie klar und deutlich Zahlungsziel und Zahlungsbedingungen auf Ihre Rechnung, sofern die Rechnung nicht schon bezahlt wurde. Machen Sie es Ihren Kunden so leicht wie möglich die Rechnung zu zahlen. Heben Sie deshalb im Falle einer Banküberweisung Ihre Kontonummer (IBAN und BIC) deutlich hervor.

Klare Beschreibung

Beschreiben Sie Ihre Produkte und Leistungen klar und unmissverständlich. Es ist weder gut für Sie noch für Ihre Kunden durch unklare oder zu kurze Bezeichnungen unnötig Zeit zu verlieren. Wenn Sie größere Rechnungen schreiben dann untergliedern Sie diese in verschiedene Bereiche. Falls Sie Handwerker sind sollten Sie Material, Arbeit und Wegzeit extra summieren.

Kontaktdaten auf den Rechnungen angeben

Führen Sie Ihre Kontaktdaten, am besten mit Telefonnummer, auf der Rechnung an. Diese befindet sich meist im oberen Bereich. Falls der Kunde Fragen zur Rechnung oder zur Bezahlung hat, weiß er, wie er Sie kontaktieren kann.

Richtig Rechnungen schreiben Video

Wie schreibt man eine richtige Rechnung?

Kein Risiko beim Rechnung schreiben

Wenn Sie sich nicht sicher sind wie eine 100% rechtlich korrekte Rechnung aussieht und Sie Probleme mit dem Finanzamt vermeiden wollen, dann testen Sie doch einfach EasyFirma 3 zum Rechnung schreiben, speziell auch für Kleingewerbe, Handwerker, Selbstständige oder Ihr Nebengewerbe. Damit können Sie sicher sein, dass die Rechnung passt. Unsere Software ist vielfach in der Praxis erprobt und erleichtert Ihnen die Rechnungsstellung ungemein.

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Rechnung von Deutschland für die Schweiz

Selbstverständlich können Sie mit unserer Software auch eine Rechnung von Deutschland und Österreich für die Schweiz schreiben. EasyFirma unterstützt im Zusatzmodul Plus sogar die Schweizer QR Rechnung.

Hier finden Sie ein Muster für eine Rechnung von Deutschland in die Schweiz mit Schweizer QR Code.