Montag, 5. Dezember 2016 suchen

die elektronische Rechnung an den Bund

 

Mittels Webservice können Sie ganz bequem Ihre Rechnungen einbringen.

Seit dem 1.1.2014 können Rechnungen an die Republik Österreich nur mehr auf elektronischem Wege gestellt werden. Es werden keine Papierrechnungen mehr akzeptiert. Dies betrifft ausnahmslos alle Dienststellen des Bundes.

 

Mit unserer einfachen Bürosoftware  EasyFirma können Sie kinderleicht e-Rechnungen an den Bund schreiben.

EasyFirma richtet sich speziell an KMUs und EPUs.

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Wer ist davon genau betroffen?

Betroffen sind alle Lieferanten der ungefähr 3300 beschaffenden Dienststellen des Bundes wie: Ministerien, deren Sektionen und Abteilungen, Arbeitsinspektorate, die Bundessozialämter, Botschaften im Ausland, Finanzämter, Zollämter, Polizei, Gerichte und Justizanstalten, Bundesschulen (Gymnasien, HTLs, HAKs,...), das gesamte Bundesheer sowie alle anderen Ämter und Behörden des Bundes. Hier finden Sie die gesamte Liste.

Diese Regelung ist unabhängig von der Höhe des Rechnungsbetrages. Eine Beschaffung über mehrere tausende Euro muss genauso auf elektronischem Wege eingebracht werden, wie eine Honorarnote über wenige Euro.

 

Wer ist (noch) nicht betroffen?

Noch nicht betroffen sind Behörden und Ämter der Länder und Gemeinden, wie z.B. Magistrate und Stadtwerke. Aber ab 2015 werden auch Landesdienststellen e-Rechnungen über die Infrastruktur des Bundes entgegennehmen können. Ob verpflichtend wie beim Bund oder nur optional, ist derzeit noch nicht festgelegt.

Ausnahmen

Ausgenommen von der e-Rechnung an den Bund sind Unternehmungen die zwar im Bundesbesitz sind, aber rechtlich ausgelagert sind, wie z.B. die ÖBB,die Asfinag oder Universitäten.

Firmen aus dem Ausland (Deutschland), die keinen Zugang zum Unternehmensservice Portal (USP) haben, können weiterhin Papierrechnungen schreiben.

 

Möglichkeiten für die e-Rechnung an den Bund

Grundsätzlich gibt es mehrere Möglichkeiten zur Rechnungseinbringung an die Bundesverwaltung:

  • Einbringung über Webservice
  • Upload von strukturierten Rechnungen
  • externe Dienstleister
  • manuelle Eingabe über Web Formular
  • Word Plugin

 

Einbringung über Webservice

Der eleganteste Weg um Rechnungen an den Bund zu schreiben geht mittels Webservice. Direkt aus EasyFirma heraus schicken Sie Ihre Rechnungen direkt in das Bundesrechenzentrum (BRZ). Dort wird Ihre Rechnung sofort geprüft und in das SAP System des Bundes eingespielt. Wenige Minuten später erhalten Sie eine Bestätigung via e-Mail. Der zuständige Sachbearbeiter sieht anhand der der Auftragsreferenz oder Einkäufergruppe die Bestellung und kann die Rechnung sofort zur Zahlung freigeben.
Unser Webservice ist jetzt schon zig fach im Einsatz und all unsere Kunden sind damit höchst zufrieden. Gerne helfen wir Ihnen bei der Einrichtung und Konfiguration am Telefon und via Fernwartung. Mittlerweile haben wir darin große Routine und helfen Ihnen auch gerne Ihre Problem mit dem USP - Unternehmensserviceportal zu lösen.
Zusatzmodul: Webservice Modul für E-Rechnung an den Bund

Upload von ebInterface Rechnungen

Eine weitere Möglichkeit ist der Upload von strukturierten Rechnungen im Format ebInterface. Die Upload möglichkeit ist ebenfalls über www.erechnung.gv.at erreichbar.

Das österreichische E-Rechnungsformat ebInterface ist eine strukturiertes (.xml) Format und kann ebenfalls aus unserem Rechnungsprogramm erstellt werden.

 

externe Dienstleister - Drittanbieter

Grundsätzlich erlaubt der Bund das Einbringen von Rechnungen im Namen/Auftrag von Dritten, sofern der Rechnungseinbringer am Unternehmensserviceportal dazu authentifiziert ist.

Wir empfehlen Ihnen hierfür die Kollegen von postserver.at

So können auch ausländische Firmen mit oder ohne Betriebsstätten in Österreich eine e-Rechnung an den Bund einbringen selbst wenn diese keinen Zugang zum Unternehmensserviceportal haben.

manuelle Formulareingabe

Kostenlos können Sie über das Webformular des Bundes fakturieren. Die Formulareingabe ist relativ mühsam und umständlich, Tippfehler sind unvermeidlich und die Daten müssen Sie jedes Mal neu eingeben. Es ist für Einzelfälle gedacht. Einen USP Zugang benötigen Sie weiterhin. Zum Webformular.


Word Plugin

Eine weitere Möglichkeit ist über ein Plugin für Microsoft Word ebInterface Rechnungen zu erstellen und diese dann ebenfalls wie oben beschrieben hoch zu laden.

 

Hinweise zu e-Rechnung an den Bund

  1. Preise sind Netto und nicht Brutto zu fakturieren. Das bedeutet wenn Sie dem Bund 100,- inklusive 20% USt. verrechnen wollen, dann ist der Preis 83,33 netto + 16,67 USt. Bruttopreise sind nicht möglich!
  2. Sie benötigen Ihre Lieferantennummer. Falls Sie mehrere Dienststellen beliefern und verschiedene Lieferantenummern haben, dann genügt laut BMF eine davon.
  3. Sie benötigen ein Konto mit IBAN und BIC.
  4. Sie benötigen Ihre UID.
  5. Sie benötigen die UID, der Dienststelle falls die Rechnung den Betrag von 10.000,- € übersteigt. (Direkt bei der Dienststelle erfragen)
  6. Sie benötigen die Auftragsreferenz (z.B. 4700000001) bzw. die Einkäufergruppe der Dienststelle (z.B. S01), die für die fachliche Rechnungsprüfung zuständig ist.

 

Problem und Hindernisse bei der e-Rechnung an den Bund

Zur Einbringung einer Rechnung an den Bund ein Zugang zum Unternehmensservice Portal USP notwendig. Leider ist etwas kompliziert sich am USP anzumelden. Wir empfehlen Ihnen den Zugang über Finanzonline.
Ein Zugang zum UPS ist für jede Einbringungsmethode notwendig und steht nur österreichischen Unternehmen zur Verfügung.

wir haben die richtige Software

EasyFirma ist eine zertifizierte und erprobte! Software für die e-Rechnung an den Bund. Sie können entweder mittels  Webservice oder  Upload einfach und bequem den Dienststellen des Bund Rechnungen schreiben und direkt einbringen.
Wir helfen Ihnen gerne und kostenlos bei der Einrichtung und Konfiguration, sowie bei den Einstellungen im USP für das Webservice. Auch schon während der Demoversion. Nehmen Sie dazu Kontakt mit uns auf.

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Links

Pressespiegel e-Rechnung Bund

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