Montag, 5. Dezember 2016 suchen

e-Rechnung Ratgeber - Info, Tipps und Tricks

 

Vorteile der e-Rechnung

  • rechtliche Gleichstellung - breite Akzeptanz
  • leicht und billig zu erstellen
  • ist innerhalb von Minuten beim Empfänger (z.B. via e-Mail) 
  • kein drucken, kuvertieren, frankieren und zur Post bringen notwendig
  • hilft ein bisschen die Umwelt zu schützen

 

Gleichbehandlung mit Papierrechnungen

Seit 2013 ist eine elektronische Rechnung einer Rechnungen auf Papier rechtlich gleichgestellt. Eine e-Rechnung berechtigt zum Abzug der Vorsteuer, kann eingeklagt werden und als Beleg in die Buchhaltung übernommen werden. Es ist keine digitale Signatur mehr notwendig und das Format kann frei gewählt werden z.B. .PDF, .DOC, .JPG, ...

 

Ein e-Rechnung müssen Sie - im Gegensatz zur Papierrechnung - nicht mehr drucken, in ein Kuvert verpacken, frankieren und zur Post bringen, sondern Sie können die Rechnung auch per e-Mail an Ihren Kunden schicken. Dies spart Zeit und Kosten und meist erhalten Sie früher Ihr Geld.

Seit 2013 sind e-Rechnungen Papierrechnungen gleichgestellt.

ein .PDF ist eine e-Rechnung

 

e-Rechnung sind im B2B akzeptiert und aus eigener Erfahrung wir können Ihnen versichern, dass es überhaupt kein Problem ist eine Rechnung als .PDF in einer eMail zu verschicken.
Auch wenn es nur ein sehr kleiner Beitrag zum Umweltschutz ist: die e-Rechnung braucht kein Papier.

 

Rechtliche Voraussetzungen für die elektronische Rechnung

Für den Vorsteuerabzug muss eine elektronische Rechnung folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • Empfänger und Aussteller müssen der elektronischen Rechnungslegung zustimmen
  • Die Rechnung muss in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden. z.B. PDF-Format
  • Die Rechnung muss für Menschen lesbar sein.
  • Die Echtheit der Herkunft garantiert sein.
  • Ebenso muss die Unversehrtheit der Rechnung garantiert sein.
  • Alle weiteren für den Vorsteuerabzug erforderlichen Rechnungsmerkmale (Pflichtangaben) müssen vorhanden sein.

 

Aussteller und Empfänger müssen der e-Rechnung zustimmen

Nur wenn Ihr Kunde als Rechnungsempfänger mit der elektronischen Rechnungslegung einverstanden ist, können Sie eine elektronische Rechnung rechtswirksam erstellen. Besteht der Kunde auf eine Papierrechnung, müssen Sie ihm eine solche zu übermitteln. Umgekehrt sind Sie nicht verpflichtet, elektronische Rechnung anzubieten, selbst wenn Ihr Kunde darauf besteht.

 

Die Zustimmung ist an keine besondere Form gebunden. Widerspricht der Kunde nach Erhalt der elektronischen Rechnung nicht, kann seine Zustimmung durch stillschweigende Billigung angenommen werden. Es empfiehlt sich auch die Aufnahme einer Klausel in die AGB. Will er eine Papierrechnung haben, dann müssen Sie wie bisher dies innerhalb von 6 Monaten machen. Sonst handeln Sie rechtswidrig und können auf Schadenersatz verklagt werden.

 

ein elektronisches Format muss vorliegen

Welches Format Sie verwenden, bleibt Ihnen überlassen. PDF ist natürlich besonders geeignet, aber Sie können Rechnungen auch in Bilddateien (.jpg, .gif, .png,...) übermitteln. Auch auf die Form der Übermittlung (E-Mail, Download etc.) kommt es nicht an. Bei der Übermittlung mit Telefax liegt jedoch keine elektronische Rechnung vor. Eine Rechnung per Fax gilt als Papierrechnung.

 

Bedenken Sie bei der Wahl des Formats die Aufbewahrungspflichten für Geschäftspapiere (Österreich: 7 Jahre; Deutschland: 10 Jahre). Das gewählte Format muss für diese Zeitdauer auch künftig lesbar sein. In Deutschland muss eine elektronischen Rechnung auch elektronisch aufbewahrt werden. In Österreich darf eine e-Rechnung auch zur Aufbewahrung ausgedruckt werden

 

Lesbarkeit, Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit

Letztlich geht es darum, dass die Rechnung durch die elektronische Übermittlung nicht verändert wird.

 

War bisher die digitale Signatur die einzige Möglichkeit, dies sicherzustellen, ist sie künftig keine zwingende Voraussetzung mehr für die elektronische Rechnung. Lesbarkeit, Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit der Rechnung können auch durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sichergestellt sein. Für die Ausgestaltung dieses Kontrollverfahrens gibt es keine Vorgaben, zumal ein solches „Controlling“ auch bei Papierrechnungen in jedem Betrieb bestehen wird. 

 

Rechnungsmerkmale für Vorsteuerabzug

Jede Rechnung muss, soll sie vorsteuerabzugsfähig sein, die in § 11 Abs 1 und Abs 6 UStG genannten Voraussetzungen erfüllen. Das gilt für elektronische wie für Papierrechnungen gleichermaßen. Siehe dazu Allgemeine Anforderungen an eine Vorsteuerabzugsberechtigte Rechnung.

 

 

e-Rechnungen mit EasyFirma

Mit unserer Rechnungssoftware können Sie in wenigen Schritten rechtssichere elektronische Rechnungen erstellen. EasyFirma nutzt für die elektronische Rechnung das weit verbreitete und für den elektronischen Dokumentenaustausch entwickelte .pdf Format. Direkt aus unsere Software heraus können Sie die Rechnung als Anhang an die e-Mail Ihres Kunden schicken.

Ebenso ist der Rechnungsstandard ebInterface 4.0 in EasyFirma eingebaut und ermöglicht die elektronische Rechnungslegung und Übermittlung an andere Teilnehmer. Ebenfalls wwird das deutsche ZUGFeRD Format unterstützt.
Damit können Sie strukturierte Rechnungen erstellen, die vom Empfänger eingelesen werden können. So können Sie z.B. eine mit EasyFirma erstellte Rechnung die Sie bekommen automatisch in Ihre Ausgabenbuchhaltung einlesen.

 

Selbstverständlich lassen sich auch die elektronischen Rechnungen im pdf-Format im Design anpassen, mit dem Firmenlogo versehen und direkt aus dem Programm heraus per E-Mail versenden. Hier finden Sie Beispiele.

 

Uns ist bewusst, dass eine Software sich nur dann wirklich bewährt, wenn es sich in Betriebsabläufe gut einfügen lässt. Daher bieten wir eine Demoversion von EasyFirma an, die Sie 30 Tage lange kostenlos und unverbindlich testen können.

 

Hier EasyFirma kostenlos testen!
(Dateigröße ca. 30MB)


e-Rechnung an den Bund | e-Rechnung an die Bundesbeschaffung | ebInterface | ZUGFeRD

Ihre Sicherheit:

Trusted Shop  Eurolabel Gütezeichen Windows 10 kompatible Windows 8 Logo  Windows 7 Logo  PayPal Logo  Visa Logo  Mastercard Logo  youtube Logo  Google Plus Logo