Montag, 5. Dezember 2016 suchen

Auftragsbestätigung - Muster, Information und Vorlage

Sie wollen schnell und einfach eine Auftragsbestätigung schreiben? Sie suchen eine Vorlage oder ein Muster für eine Auftragsbestätigung? Sie sind sich nicht ganz sicher wann und warum Sie eine Auftragsbestätigung erstellen sollen?

 

Was ist eine Auftragsbestätigung - Definition?

  1. Mitteilung über die Annahme eines Auftrages
  2. Norm DIN 69905
  3. Englisch "purchase order" oder "order confirmation"

Warum eine Auftragsbestätigung erstellen?

Eine schriftliche Auftragsbestätigung sollten Sie aus folgenden Gründen erstellen und von Ihrem Kunden mit Datum unterschreiben lassen:
 

  • um Missverständnisse zu vermeiden!
  • nach einer telefonischen Bestellung oder Beratung
  • falls Sie zuvor ein unverbindliches Angebot gestellt haben
  • bei wesentlichen Änderungen, insb. bei Preis und Qualität
  • falls Sie nochmals explizit auf Ihre ABGs hinweisen wollen
  • damit Sie schneller abrechnen können

 

Um Missverständnisse zu vermeiden!

Missverständnisse sind weder in Ihrem Interesse noch im Interesse Ihres Kunden. Unklare Leistungsbeschreibungen können zu Unstimmigkeiten führen und unnötigen Aufwand verursachen. Deshalb empfehlen wir Ihnen, Ihre Leistungen klar und einfach zu beschreiben. Nennen Sie zumindest die handelsübliche Bezeichnung Ihres Produktes, die Qualität, die Menge und den Preis. Es gilt - je mehr Information desto besser.
 

Bei vorangegangener telefonischen Bestellung oder Beratung

Privatpersonen sind gegenüber Firmen im Fernabsatz rechtlich privilegiert. Private können leicht und oft ohne Angabe von Gründen, vom einem Vertrag zurücktreten, wenn das Geschäft mündlich oder telefonisch abgeschlossen und/oder angebahnt wurde. Es ist dann ratsam eine schriftliche Auftragsbestätigung einzuholen.

Falls Sie zuvor ein unverbindliches Angebot gestellt haben 

ist es nützlich, den Auftrag vom Kunden verbindlich bestätigen zu lassen. Besonders wenn Sie Liefer- und Bestellfristen zu beachten haben. Damit kann Ihr Kunde rechtzeitig den Termin planen. Speziell Handwerkern empfehlen wir den geplante Beginn und Dauer der Arbeiten deutlich anzuführen. Zu den Angeboten.
 

Bei wesentlichen Änderungen von Menge, Preis und Qualität

Ergeben sich - aus welchen Gründen auch immer - Änderungen bei Menge, Preis und Qualität empfehlen wir ebenfalls eine neue Auftragsbestätigung zu schreiben und den Sachverhalt klar zu dokumentieren.
 

Falls Sie nochmals explizit auf Ihre ABG hinweisen wollen

eignet sich dafür hervorragend eine Auftragsbestätigung, in der sie diese deutlich hervorheben z.B. "Wir verweisen auf unsere AGB".  Schreiben Sie in die Auftragsbestätigung Ihre Bankverbindung, falls Sie eine Anzahlung vereinbart haben.
 

Damit Sie schneller abrechnen können

Spätestens beim Rechnung schreiben müssen Sie sowieso alle Daten eines Auftrags elektronisch erfassen. Mit EasyFirma können Sie die Auftragsdaten per Knopfdruck in eine Rechnung oder einen Lieferschein kopieren. Dadurch können Sie viel schneller abrechnen. Mit EasyFirma können Sie überdies hinaus noch z.B. Teilrechnungen, Sammelrechnungen, Lieferscheine, u.v.m. direkt aus einer Auftragsbestätigung erstellen. Somit ist keine doppelte Dateneingabe notwendig und Sie ersparen sich dadurch viel Zeit!
 

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Inhalt – Was sollten Sie in eine Auftragsbestätigung schreiben

Damit Ihr Kunde weiß, was er von Ihnen bekommt, sollte Ihre Auftragsbestätigung folgende Punkte beinhalten:


  • Beschreibung und Umfang der Leistung
  • Preis der Leistung
  • Bezeichnung und Menge der Ware
  • Preis der Ware
  • Datum für die Lieferung oder für die Erbringung der Leistung
  • Lieferbedingungen
  • Kosten für Fracht und Verpackung
  • Konditionen der Zahlungen (z.B. Akonto, Teilzahlungen, Schlusszahlungen)
  • Gerichtsstand
  • Eigentumsvorbehalt.

 

Weitere Infos zur AB?

Die Auftragsbestätigung ist in der DIN 69905 definiert. Sie teilt dem Kunden die Annahme des Auftrags mit. Das Unternehmen, das eine Auftragsbestätigung erstellt, hat zumeist zuvor ein Angebot gelegte in die Lieferung der Waren oder Dienstleistung mit Mengen Preise  erstellt. Nimmt der Stammkunde oder der Neukunde dieses Angebot an, so erteilt er einen Auftrag. Damit er weiß, dass der Auftrag ausgeführt wird, erstellt das Unternehmen, welches den Auftrag durchführt, eine Auftragsbestätigung.
Eine Auftragsbestätigung sollten Sie schriftlich erstellt, denn so ist die Beweislage gesichert. Damit eine Auftragsbestätigung tatsächlich als Beweismittel dient, kommt es darauf an, dass sie wichtige Angaben erhält. Das Unternehmen, das eine Auftragsbestätigung erstellt, verpflichtet sich damit, den Auftrag zu den im Angebot festgelegten oder in einer Auftragsverhandlung vereinbarten Konditionen auszuführen.
Vor allem bei großen Aufträgen, beispielsweise bei Bauleistungen, geht einem Auftrag nicht nur ein einfaches Angebot, sondern zusätzlich eine Auftragsverhandlung voraus. Dabei werden wichtige Konditionen für die Ausführung des Auftrags festgelegt. Diese Konditionen müssen in der Auftragsbestätigung festgeschrieben werden.

Wann ist die Auftragsbestätigung bindend?

Eine Auftragsbestätigung ist eine Willenserklärung, die zumeist in schriftlicher Form erfolgt. Eine Auftragsbestätigung kann vom Angebot abweichen (sollte sie aber nicht), doch gilt sie dann nicht als Annahme des Vertrages, sondern als Ablehnung! Es zählt die Willensübereinkunft!
In so Fall ist ein neues Angebot zu verhandeln wenn der potenzielle Kunde immer noch an der Warenlieferung oder der Dienstleistung interessiert ist. Vor allem bei großen Aufträgen werden keine Auftragsbestätigungen erstellt, sondern Verträge ausgehandelt, die von beiden Vertragspartnern unterschrieben werden.

Wann schreiben Sie am besten eine Auftragsbestätigung - Zeitpunkt

Eine Auftragsbestätigung ist nicht immer erforderlich, wenn ein Kunde einen Auftrag erteilt. In einigen Fällen ist eine Auftragsbestätigung jedoch zwingend erforderlich. Wird eine Bestellung abgeändert, erfolgt eine Bestellung zu spät oder bestellt ein Kunde, ohne dass er zuvor ein Angebot erhalten hat, so ist eine Auftragsbestätigung erforderlich. Hat ein Unternehmer ein freibleibendes Angebot erstellt und bestellt ein Kunde daraufhin, so muss der Unternehmer, wenn er den Auftrag annimmt, eine Auftragsbestätigung erstellen. Häufig erstellt ein Unternehmer eine Auftragsbestätigung, wenn ein Kunde zum ersten Mal oder telefonisch bestellt, damit Missverständnisse ausgeschlossen werden.

Weiterer Nutzen einer Auftragsbestätigung

  • Einplanung/Disposition der Ressourcen (Mitarbeiter, Material, Termine,...)
  • falls Sie nicht gleich eine Rechnung schreiben wollen
  • damit Sie Ihren Lagerstand im Griff haben
  • damit Sie elegant eine Anzahlung bzw. Akonto verlangen können
  • damit Sie rechtzeitig bei Ihrem Lieferanten bestellen können

 

Software zum Auftragsbestätigung schreiben

Unserer Bürosoftware WoAx EasyFirma ist speziell auf die Bedürfnisse von kleineren Unternehmen und Selbstständigen zugeschnitten und bietet Ihnen zum raschen Erstellen von Auftragsbestätigungen:

  • eine professionelle Auftragsbestätigungs Vorlage
  • rasche Auftragsabwicklung durch einfache Bedienung
  • schnelle Suche in der kompletten Geschäftshistorie
  • einfaches Kopieren in eine Rechnung oder einen Lieferschein und vice versa
  • Kalkulation mit Deckungsbeitrag
  • Verbuchung vom Lagerstand per Auftragsbestätigung möglich
  • automatische Erzeugung von Bestellungen für Lieferanten möglich
  • und vieles mehr,...
 

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